Friday, March 1, 2019

Contoh Proporsal Akuntansi Pemerintahan

PENGARUH AUDIT SEKTOR PUBLIK TERHADAP PENGEMBANGAN AKUNTANSI PEMERINTAHAN

PUJIONO
Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Surabaya
I KETUT JATI
Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi, Universitas Udayana



I. PENDAHULUAN
Sebagaimana telah kita ketahui bahwa kekayaan negara yang dikelola oleh pemerintah mencakup dana yang cukup besar jumlahnya. Pertanggungjawaban atas penggunaan dana untuk penyelenggaraan pemerintahan seharusnya didukung dengan suatu pengawasan yang cukup andal guna menjamin pendistribusian dana yang merata pada semua sektor publik sehingga efektivitas dan efisiensi penggunaan dana bisa dipertanggungjawabkan. Hal ini tertuang dalam ketetapan Standar Audit – Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah (SA–SAFP) tahun 1996 oleh BPKP dengan keputusan Kepala BPKP No. Kep-378/K/1996. SA-APFP secara garis besar mengacu pada Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) yang berlaku di Indonesia.
Penyelenggaraan auditing sektor publik atau pemerintahan tersebut dilakukan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembanguan (BPKP). BPKP merupakan suatu badan yang dibentuk oleh lembaga eksekutif negara (presiden), yang bertugas untuk mengawasi dana untuk penyelenggaraan pembangunan negara yang dilakukan pemerintah dan bertangungg jawab atas tugasnya pada pemerintah juga.
Penyelenggaraan akuntansi pemerintahan yang bertumpu pada sistem Uang yang Harus Dipertanggungjawabkan (UYHD) berdasarkan SK Menteri Keuangan No. 217/KMK.03/1990 masih terlalu sederhana. Pemakaian uang yang digunakan dalam proses penyelenggaaraan pemerintahan mengacu pada APBN atau APBD dan pertanggungjawabannya hanya menyangkut pada berapa uang yang diterima dan berapa uang digunakan. Jadi, ada suatu kecederungan bahwa penggunaaan dana bertumpu pada proses keseimbangan antara pemasukan dan pengeluaran uang saja.



Dalam melaksanakan audit di sektor publik (pemerintahan) perlu pembentukan suatu
lembaga audit yang independen yang benar-benar mempunyai integritas yang bisa dipertanggungjawabkan kepada pihak publik. Oleh karenanya lembaga auditor tersebut
setidaktidaknya bernaung di bawah lembaga legislatif negara ataupun merupakan lembaga profesional independen yang keberadaan mandiri, seperti akuntan publik. Peraturan yang dikembangkan dalam Standar Auditing Sektor Publik harus terbentuk oleh suatu lembaga ataupun badan yang berdiri sendiri dan terlepas dari praktik pengauditan, sebagai contoh organisasi AAA (American Accountant Association) yang berada di Amerika.
Keberadaan IAI di Indonesia masih belum mampu menjamin independensi Akuntan Publik terhadap opini yang diberikan kepada kliennya. Hal ini bisa terjadi karena IAI telah membentuk Dewan SAK, dimana masih ada anggota IAI yang berpraktik sebagai akuntan publik. Dengan kata lain, adanya kepentingan pribadi anggota IAI yang berkaitan dengan bisnisnya sebagai akuntan publik akan berpengaruh terhadap independensi dalam penetapan Standar Audit yang dikembangkan di Indonesia. Begitu pula untuk sektor publik yang menyangkut dana masyarakat yang cukup besar seharusnya mendapatkan pengawasan memadai
yang mampu menjamin efektivitas dan efisiensi penggunaan dana tersebut.
Penetapan Standar Audit di sektor publik ini harus dibentuk oleh suatu badan yang terlepas dengan kepentingan pribadi ataupun golongan. Negara Amerika dan Inggris pada tiap tiap sektor publik atau departemen-departemen pemerintahan dalam menjalankan roda administrasi keuangan telah diawasi oleh badan yang berupa Comptroller and Auditor General
(C&AG). Untuk menjaga independensi dan integritas dalam melaksanakan tugas dari pihak publik atau masyarakat, maka badan tersebut bernaung di bawah lembaga legislatif negara. Laporan hasil kerja C&AG nantinya diberikan oleh pihak legislatif untuk melihat sejauh mana pelaksanaan penggunaan uang negara oleh pihak pemerintah (eksekutif). Tanggung jawab sepenuhnya C&AG atas pelaksanaan tugas adalah kepada publik melalui para wakil yang berada di lembaga legislatif. Oleh karena itu, lembaga legislatif harus memerintahkan suatu badan independen untuk menyusun suatu peraturan audit (Audit Act) yang menerbitkan suatu standar
audit sektor publik.
Berlakunya Standar Audit-Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah (SA-APFP) tahun 1996 oleh BPKP atas perintah Presiden RI melalui Kepres No. 31, Tahun 1983 dan Inpres No. 15, Tahun 1983. Kalau kita melihat dari sini, tampak rancu karena eksekutif merupakan pihak yang diperiksa, tetapi di sisi lain dia menerbitkan peraturan untuk dirinya sendiri.

II. TINAJUAN TEORI
Untuk melihat lebih jauh bagaimana pengembangan audit sektor publik setidaknya kita bisa melihat sedikit gambaran mengenai SA-APFP. Secara garis besar SA-APFP 1996 telah mengacu pada Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) yang telah diterbitkan oleh IAI.
Berdasarkan fakta tersebut ada beberapa hal yang menjadi sorotan penulis untuk pengembangan dan perbaikan audit sektor publik, maka isi dari Standar Audit Sektor Publik (Pemerintahan) harus meliputi hal-hal sebagai berikut.

1. Kualitas sumber daya manusia pada auditor pemerintah.
Auditor di sektor pemerintah status kepegawaiannya adalah pegawai negeri. Dalam perekrutannya sepenuhnya dipengaruhi oleh campur tangan pemerintah. Sebagaimana kita lihat pada masa jayanya orde baru berkuasa, perekrutan pegawai negeri khususnya auditor BPKP banyak yang kurang memenuhi persyaratan dalam segala hal. Selain pengaruhnya yang begitu kuat, maka dalam menjalankan tugasnya sebagai auditor pemerintah (BPKP) sangat dipengaruhi oleh dominannya kekuasan pemerintah. Kecenderungan ini membuat profesionalitas seorang auditor pemerintah sangat diragukan.

2. Landasan hukum
Langkah awal untuk melaksanakan audit atau pemeriksaan di sektor pemerintah (publik) harus mengacu pada suatu pijakan hukum yang benar. Selama ini yang kita lihat auditor yang menjalankan tugas bertolak pada Kepres dan Inpres. Di sini tampak jelas bahwa auditor sektor publik diciptakan oleh pihak eksekutif dan bekerja untuk mengawasi pihak eksekutif pula. Dengan demikian, tanggung jawab yang dipikul auditor sektor publik bukan kepada publik atau masyarakat melainkan kepada pihak pemerintah. Untuk menindaklanjuti landasan hukum yang mengatur auditor dengan segala tanggung jawabnya harus didasarkan pada suatu lembaga yang merupakan wakil dari rakyat untuk mengatur segala kepentingan
masyarakat.

3. Keahlian
Untuk menunjang proses pemeriksaan yang memadahi setidak-tidaknya harus dilakukan oleh seorang atau kelompok yang mempunyai suatu keahlian khusus di bidangnya. Di sektor privat proses audit perusahaan dilakukan oleh akuntan intern (internal auditor) atau akuntan publik (eksternal auditor) yang telah dianggap mampu. Maksudnya adalah auditor yang telah bersertifikat dan mempunyai izin praktik sebagai akuntan publik atau akuntan intern. Kalau kita mengacu pada negara Amerika dan negara barat lainnya, seseorang yang menjadi auditor di sektor privat harus mempunyai CPA atau kalau di sektor akuntansi manajemen dengan CMA-nya atau juga Certified of Internal Audior (CIA) untuk auditor internal, sehingga kemampuannya tidak diragukan lagi. Oleh karena itu, auditor di sektor publik kiranya perlu juga mempunyai sertifikat khusus yang menjamin keahlian profesinya di sektor publik.

4. Lingkup audit
Audit sektor publik (pemerintahan) harus mencakup audit keuangan dan audit operasional. Sektor penggunaan keuangan untuk menjalankan pemerintahan perlu mendapatkan perhatian yang cukup mendalam karena dana yang digunakan sektor ini cukup besar dan mencakup hajat hidup orang banyak. Dasar penyelenggaraan administrasi keuangan jangan hanya bertumpu pada penggunaan dana berimbang dengan berpedoman pada APBN atau APBD. Lebih jauh dari itu, aset yang dimiliki negara kita ini cukup banyak sehingga sistem administrasi keuangan harus diubah dalam bentuk yang baru dan
mempunyai akuntabilitas.
Tugas auditor selain mengaudit sektor keuangan perlu juga memperhatikan audit pada sektor operasional. Perhatian auditor akan berkembang pada audit manjemen, audit kinerja, audit terpadu, audit efisiensi dan efektivitas serta berkembang menjadi audit value for money (value for money auditing) atau secara komprehensif. Penilaian-penilaian yang dilakukan nantinya harus menuju ke arah penilaian atas ketaatan terhadap kebijakan manajemen, penilaian atas kewajaran penyajian laporan keuangan, penilaian ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan, penilaian efisiensi dan efektivitas penggunaan dana pemerintahan.

5. Independensi
Secara teori independensi meliputi dua aspek, yaitu independence in fact dan independence in appearance. Penekanan independence in fact terletak pada independen yang sesungguhnya yang meliputi bagaimana kinerja para praktisi individu dalam menjalankan tugasnya. Hal ini meliputi sikap independensi para praktisi dalam merencanakan program audit, kinerja auditor dalam memverifikasi pekerjaan dan menyiapkan laporannya. Sebaliknya, penekanan pada independence in appearance adalah bagaimana auditor bertindak sebagai suatu kelompok profesional yang cukup independen dalam menemukan bukti-bukti audit. Sebagai sekelompok yang profesional, auditor harus menghindari praktikpraktik yang menyebabkan independensi itu berkurang yang nanti akan berpengaruh pada opini yang dibuat.
Masalah independensi auditor, terutama pada auditor sektor publik merupakan hal yang menjadi sorotan pertama bagi auditor. Hal itu terjadi karena posisi dan keberadaan seorang atau sekelompok auditor sektor publik harus mendapatkan jalan pemecahan yang baik. Praktik di Indonesia, auditor dari BPKP sering kali terlihat tidak mempunyai kekuatan dalam mengungkapkan hasil temuannya. Penyebab utama masalah ini adalah karena independensi sebagai auditor tidak berada pada posisi yang netral.

6. Standar Pelaporan
Untuk menindaklanjuti hasil pekerjaannya auditor tentunya menyusun pekerjaannya dalam suatu laporan audit. Laporan audit yang disusun oleh auditor sektor publik (auditor BPKP) berpedoman pada SA-APFP. Padahal SA-APFP sendiri mengacu pada SPAP, sedangkan SPAP berpegang pada Prinsip Akuntansi yang Berterima Umum (GAAP) dengan berpegang pada Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Belum adanya Standar Akuntansi Pemerintahan ataupun Standar Akuntansi Sektor Publik merupakan hal yang aneh apabila kita menyusun laporan berdasarkan SA-APFT tersebut. Masih primitifnya akuntansi pemerintahan di Indonesia setidaknya harus mendapatkan perhatian yang cukup mendalam oleh para praktisi dan akademisi dalam memecahkan masalah ini. Laporan audit pemerintahan menjadi layak dan andal apabila sebelumnya ada suatu Standar Akuntansi Pemerintahan (Sektor Publik) yang mempu menjabarkan aset, kewajiban, dan ekuitas yang dipunyai oleh negara beserta penjabaran income negara dengan selayaknya.

7. Distribusi Pelaporan
Agar ada tindak lanjut dari laporan audit sektor publik, seharusnya laporan audit tersebut didistribusikan kepada publik untuk bisa mengevaluasi hasil kinerja pemerintah. Dalam hal ini yang bertindak tentunya adalah wakil rakyat yang tertampung dalam DPRD sehingga mengetahui seberapa jauh pihak eksekutif mengemban tanggung jawab yang dipikulnya.


III. PEMBAHASAN
Adanya dampak yang ditimbulkan oleh perkembangan audit sektor publik, kita pertama kali seharusnya mampu mengembangkan akuntansi pemerintahan di Indonesia. Apabila kita berpikir jauh ke depan mengenai audit sektor publik, maka kita harus mempunyai suatu aturan main dalam sistem dan standar akuntansi sektor publik yang lebih maju pula. Di Amerika standar akuntansi pemerintahan telah tertuang dalam Governmental Accounting Standards Board (GASB). GASB ini terbentuk oleh Committee on Accounting in the Public Sector yang merupakan komite dari AAA. Komite ini selalu berpikir ke arah depan agar semua masalah yang berkenaan dengan akuntansi pemerintahan di Amerika selalu tanggap dengan situasi zaman.
Sebagaimana telah dibahas sebelumnya bahwa akuntansi pemerintahan di Indonesia hanya mengacu pada APBN/APBD yang pengelolaan dananya menggunakan pembukuan dengan istilah Uang yang Harus Dipertanggungjawabkan (UYHD). Selain pembukuan ini hanya bertumpu pada cash basis, tetapi sistemnya sangat sederhana. Sistem tersebut sudah tidak mampu menampung masalah-masalah dalam kondisi sekarang. Untuk itu perlu adanya perbaikan akuntansi pemerintahan di Indonesia yang meliputi hal-hal berikut.

1. Sistem Akrual (Accrual System)
Kekayaan yang dimiliki oleh negara atau masyarakat cukup besar yang penggunaannya meliputi pengeluaran dan pemasukannya tentunya harus memerinci mengenai aset, kewajiban dan ekuitas. Dengan demikian, pendekatan sistem yang dikembangkan harus mengarah pada sistem akrual.

2. Perlu dibentuk komite khusus yang menyusun Standar Akuntansi Pemerintahan
Pengembangan akuntansi pemerintahan di Indonesia sebaiknya mencontoh di Amerika dengan membentuk suatu komite yang berada di bawah IAI. Hal ini akan menyebabkan independensi penyusun standar tersebut akan mengarah pada independensi dan integritas yang lebih baik daripada sebelumnya. Akibatnya aset negara yang demikian besarnya akan terlindung dari perilaku yang tidak baik yang dapat merugikan negara dalam jumlah yang besar.

3. Standar Akuntansi harus disusun per sektor.
Banyak bagian atau departemen yang ada di pemerintahan menjadikan perhatian pengembangan standar akuntansi pemerintahan. Mengacu pada Standar Akuntansi Keuangan (SAK) telah mengatur standar untuk tiap jenis usaha tertentu, misalnya perbankan, pertambangan, koperasi, dan lainnya. Demikian pula untuk sektor pemerintahan banyak departeman yang ada dalam pemerintahan juga harus mempunyai aturan main yang berbedabeda dalam mengatur administrasi keuangannya. Dengan adanya standar yang memadai maka aset negara yang begitu besar jumlahnya tentu akan terkontrol oleh publik dengan baik.











IV. SIMPULAN
Atas dasar uraian yang sebelumnya dapat disimpulkan bahwa untuk memperbaiki audit sektor publik di Indonesia, yang harus diperhatikan pertama kali adalah perbaikan pada sistem dan standar akuntansi pemerintahan oleh badan yang independen yang mendapat mandat dari lembaga eksekutif negara. Langkah berikutnya baru melakukan perbaikan pada sistem dan standar audit, yang proses pembentukannya mengacu pada akuntansi pemerintahan juga. Dengan demikian, akan diperoleh hasil yang memuaskan dan jaminan keamanan aset negara bisa dilaksanakan dengan baik.
Saran penulis untuk perbaikan audit sektor publik dan akuntansinya, hendaknya dilakukan secepatnya. Hal ini disebabkan karena kondisi sekarang dianggap mendesak dan aset negara sudah banyak yang hilang tanpa ada pertanggungjawaban yang jelas. Dengan adanya audit sektor publik dan akuntansi sektor publik yang baru diharapkan mampu melakukan pengelolaan dan perlindungan terhadap aset negara yang memadai. Berdasarkan hal ini akan tercipta suatu tatanan baru dalam pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

















DAFTAR PUSTAKA

AICPA. July 1996. “State Comptrollers Oppose GASB Reporting Model”. CPA Journal. Vol.67 Issue 7. p9. 1/3p.

______. November 1996. “Governmental Accounting” Journal of Accountancy. Vol. 182 Issue 5. p188. 2p.

BPKP. Mei 1996.”Standar Audit - Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah (SA-APFP).”

Copley, Paul A., Cheng, Rita H., Harris, Jean E., Icerman, Rhoda C., Johnson., Walter L., Smith,

Robert G., Wrege, W.T., and Yart, R.. September 1997. “The New Governmental Reporting Model : Is it a “field of dream?”. Accounting Horizon. Vol. 11 Issue 3. p91.11p.2 chart.

Dallas, Dennis A.. Spring 1999. “The Role of is Auditing in Today’s Business Environment”.The Executive’s Journal. Vol. 15 issue 3. p45. 4p.

Dye, Bob. October 1998. “Task Force on Standard Setting: An Overview”. CMA Journal. Vol.72 Issue 8. p7. 3p.

Flesher, Dale L. October 1996. “The First Century of the CPA”. Journal of Accountancy.

Jackson, Noorword J. Skellly, JR and Jerry. November 1996. “Auditing Federal Award”.
Journal of Accountancy. Vol 182. issue 5. p53. 5p. 3 chart.

Murphy, Michael M. October 1999. “Accrual Accounting in Governmental: The Irish
Experience”. Magazine for Chartered Management. Vol. 74 issue 9. p60. 2p.

Perancangan Sistem Terinci


-->
PENDAHULUAN
Desain sistem terinci ini merupakan kelanjutan dari desain sistem secara umum yang telah disetujui oleh manajemen. Di tahap desain terinci, kami akan menggambarkan bagaimana dan seperti apa secara terinci komponen-komponen utama dari sistem informasi pengendalian pemasaran dan penjualan ini. Langkah utama yang kami lakukan adalah mendesain bentuk-bentuk laporan yang dibutuhkan. Berikutnya kami menjelaskan bentuk-bentuk input berupa dokumen dasar yang akan digunakan di sistem informasi ini berserta kode-kode input yang digunakan. Kemudian kami akan menjelaskan perancangan input dan output.
I. PERANCANGAN OUTPUT
Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru.
1.1 Macam – macam bentuk laporan
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.
1.1.1 Laporan bentuk tabel
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya.
NOTICE REPORT
Notice teport merupakan bentuk laporan yang memerlukan pcrhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Berikut adalah contoh notice report :
PT. MAJU LANCAR
LAPORAN PENURUNAN PENJUALAN
MENURUT JENIS BARANG
BULAN DESEMBER 2008



DAERAH PENJUALAN % PENURUNAN



MEDAN 10,00 %
JAKARTA 5,00 %
BANDUNG 13,50 %
YOGYAKARTA 15,00 %
EQUIPOISED REPOR'l'
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan. Berikut adalah contoh dari equipoised report :
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU
DAERAH BOGOR
UNTUK TAHUN FISKAL 2008



KEADAAN PASAR
JELEK BAIK



Penjualan Rp 1.000.000 1.750.000
Harga Pokok PenjuaLan 600.000 1.050.000
Laba K o t o r Rp 400.000 700.000
Biaya P e n j u a l a n Rp . 300.000 350.000
Braya A d m n i s t r a s i 125.000 150.000



Laba (Rugi ) (Rp 25.000 ) 200.000
VARIANCE REPORT
Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.
COMPARATIVE REPORT
Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnva. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-rahun sebelumnva.
1.1.2 Laporan berbentuk grafik
Laporan vang berbentuk grafik atau bagan dapat diiklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart)
BAGAN GARIS
Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:
1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
2. Dapat menunjukkan beberapa titik.
3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
4. Mudah dimengerti.
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN BATANG
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut:
1. Baik untuk perbandingan.
2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
3. Mudah dimengerti.
Kelemahannya:
1. Terbatas hanya pada satu titik saja.
2. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN PASTEL
Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran mcnyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong ,Jari pie dapat menunjukkan bagian dari data. Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.
1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
2. Mudah dimengerti.
Kelemahannya:
1. Penggunaannya terbatas.
2. Ketepatannya kurang.
3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik.
1.2 Pedoman Perancangan Laporan
Berikut ini adalah pedoman-pedoman di dalam pembuatan suatu laporan.
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama,yaitu:
a. Judul laporan.
b. Tubuh laporan.
c. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal.
2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3.Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 l/2 cm,
sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal
atau disaris-bawahi.
6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "-
". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkanlah informasi yang mendotail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kcpada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.
9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
16. Laporan harus berguna.
17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.

1.3 Mengatur Tata Letak Isi Output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangar diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pcmbuaran program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Progrramer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan. di suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.
.
II. PERANCANGAN INPUT
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan sistem informasi. Hasil dari sistsm informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan .Sampah yang masuk sampah pula yang keluar ( garbage in garbage out ).
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem vang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang.
3.1 Pearancangan Formulir Kertas
Dokumen Dasar
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah.Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi
Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut ini :
1. Dapat mcnunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan dirangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnya duta, disebabkan data vang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir – formulir tersebut dapat diberikan kepacra individu-individu atau departemen departemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membanru di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit tralt (pelacakan pemeriksaan).
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file-file data di komputer.
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan,petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini :
1. Kertas yang dipergunakan.
Beberapa faktor harus dipertimbangkan di cralam pemirihan kertas yang akan digunakan, yaitu sebagai berikut i n i .
a. Lamanya dokumen dasar tcrsebut akan disimpan.
b. Penampilan dari dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen dasar tcrsebut ditansani.
d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, atau dibawa-bawa oleh pemakainya).
e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam).
f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dicetak dengan mesin.
g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
2. Ukuran dari dokumen dasar.
Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81 /2" x 11’’) dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang mcrupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan sebagainya.
3. Warna yang digunakan.
Pcnggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna vang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua,hijau tua, mcrah tua, coklat, ungu, hitam dan lain scbagainya sebaiknya dihindari untuk digunakan.
4. Judul dokumen dasar.
Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar pcrusahaan, selain judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.
5. Nomor dokumen dasar.
Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokunmen dasar). Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-F01 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari dcpartemen penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode F01).
6. Nomor urut dokumen dasar.
Disamping nomor dokumen dasar, nomor urut dari masing-masing dokumen dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat), untuk pclacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.
7. Nomor dan jumlah halaman.
Bila dokumen dasar tcrdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Misalnya halaman pertama dapat dibcri nomor halaman 1-3 (menunjukkan halalnan pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini
biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.
8. Spasi.
Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. Untuk ini spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin.
9. Pembagian area.
Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomor.
10. Caption.
Caption adalah kata-kata yang dicetak di dokumen dasar untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan data apa yang harus diisikan. Berikut ini merupakan macam-macam caption yang dapat dipergunakan, sehingga pengisian data dapat lebih mengena.
BOX CAMION
Merupakan caption yang dicetak di dalam suatu kotak dan data harus diisikan di dalam kotak tersebut juga.
YES/NO CHECK 0FF CAPTION
Menunjukkan dimana harus mengisikanya dan dimana harus mengisikan tidak
HORIZONTAL CHECK OFF CAPTTION
Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar.
CHECKLIST CAPTION
Menunjukkan daftar pilihan yang dapat dipilih.
BLOCKED SPACES CAPTION
Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data
SCANNABLE FORM CAPTION
Caption yang menunjukkan tempat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya oleh OMR reader.
11. Instruksi di dalam dokumen dasar.
Dokumen dasar yang baik harus bersifat self instruction, artinya harus berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.
12. Jendela di amplop.
Jika dokumen dasar harus dikirimkan, maka dapat dipergunakan amplop yang berjendela dengan maksud supaya mengurangi penulisan nama dan alamat yang akan dikirim pada amplop. Untuk keperluan ini, area obyek dari dokumen dasar harus terletak sedemikian rupa, sehingga bila dilipat akan dapat terbaca persis di jendela amplop.
13. Jumlah tembusan.
Banyaknya tembusan atau rangkap dari dokumen dasar harus dibuat seefisien dan seefektif mungkin dalam arti tidak boleh berlebihan dan tidak boleh kurang. Jumlah dari tembusan ini tergantung dari jalur distribusinya, yaitu dapat berupa jalur distribusi urut (sequential routing) dan jalur distribusi serentak (councurrent routing). Dengan jalur distribusi urut, maka dokumen dasar dapat tanpa tembusan, karena akan didistribusikan urut dari tangan pertama, setelah selesai diteruskan ke tangan kedua dan seterusnya.
3.2 Cara Mengurangi Jumlah Masukan
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi jumlah input yang akan dimasukkan ke sistem tanpa mengurangi kelengkapannya. Cara-cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut ini.
l. Menggunakan kode
Untuk hal-hal yang unik dapat dipergunakan kode. Pemakaian kode akan membuat input menjadi lebih pendek dan unik. Hal-hal yang dapar diwakili dengan kode misalnya adalah kode rekening, kode barang, kode langganan, kode wilayah, kode pemasok, kode karyawan dan lain sebagainya. Pemasukan data dengan menggunakan nama langganan akan sangat panjang dan dapat menyebabkan input menjadi salah, karena kemungkinan ada nama langganan yang sama. Bila tiap-tiap langganan diwakili dengan suatu kode langganan tertentu, maka pemasukan jumlah data akan dapat lebih sedikit dan dapat dihindarinya kesalahan pemasukannya.
2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan.
Data yang relatif konstan dapat disimpan di file induk acuan (reference master file) dan dapat diambil dengan menggunakan suatu kode tertentu, sehingga tidak perlu dimasukkan sebaga input data. Sebagai misalnya adalah data tarif upah yang didasarkan pada golongan karyawannya. Dcngan demikian selain golongan karyawan diwakili dengan kode juga dapat dihubungkan dcngan tarif upahnya.
3. Jam dan tanggal dapat diambilkan dari sistem.
Umumnya sistem komputer sekarang menyediakan jam dan tanggal yang silatnya permanen, tetap akan berkerja walaupun aliran listrik kompul.cr dinratikan. Sys/err tinte dans.\)stetlt date ini dapat dimanfaatkan untuk data jam dan tanggal, sehingga data jam dan tanggal tidak perlu untuk diinputkan.
4. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem.
Perhitungan-perhitungan tidak perlu dihitung terlebih dahulu dan hasilnya diinputkan, tetapi tugas ini dapat diserahkan oleh sistem komputer. Data ini dapat menghemat dan memudahkan pemasukan data.
3.3 Pengkodean Input
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus (misalnya Vo, /, -,$, #, &,:, dan lain sebagainya) Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode. Akan tctapi kode yang bcrbentuk angka lebih dari 6 digit akan sangat sulit untuk diingat
.
Petunjuk Pembuatan Kode
Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter karakter khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini.
1. Harus mudah diingat.
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara mcnghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. Misalnya Desain Terinci 385 QGX328 untuk matakuliah sistem informasi akan sangat sulit untuk diingat. Kode yang terlalu panjang sebaiknya dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih pendek. Misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah diineat bila clitulis 033-674-625-035.
2. Harus unik.
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus fleksibel.
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien.
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di simpanan luar komputer. Misalnya panjang dari kode cukup sepanjang 4 digit saja dan tidak akan efisien bila dipergunakan kode yang lebih dari 4 digit.
5. Harus konsisten.
Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. Misalnya perusahaan hanya membeli barang dagangan dari seorang pemasok (suplier) saja, maka dapat dipergunakan kode-kode barang yang sudah dipergunakan oleh pemasok.
6. Harus distandardisasi.
Kode harus distandardisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut. Misalnya kode untuk jam harus standar dan sama, yaitu menggunakan 2 digit 01 sampai dengan 24. Kalau ada bagian yang lain menggunakan kode untuk jam dcngan 2 digit dari 01 sampai dengan ll akan sangat membingungkan.
7. Spasi dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kcsalahan di dalam menggunakannya. Misalnya kode 8598 FE dapat salah ditulis tanpa spasi menjadi 8598F8 yang dapar berarti lain.
8. Hindari karakter yang mirip.
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode. Misalnya huruf o,I,z,s dan v dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.
9. Panjang kode harus sama.
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Misalnya panjang dari kode adalah 6 digit, maka kode 8210E sebaiknya dirulis 082108.
Tipe dari Kode
Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi, diantaranya adalah kode mnemonik (mnenronic code), kode urut (sequential code), kode blok (block code), kode group (group code) dan kode desimal (decimtal code). masing-masing tipe dari kode tersebut mcmpunyai kebaikan dan kelemahannya tersendiri. Dalam praktek, tipe-tipe kode yang ada dapat dikombinasikan.
KODE MNEMONIK
Kode mnemonik (mnentonic code)digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini
KODE URUT
Kode urut (sequential code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
Kebaikannya:
1. Sangat sederhana.
2. Mudah diterapkan.
3. Kode dapat pendek tetapi unik.
4. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui.
5. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.
6. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.
Kelemahannya:
1. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.
2. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urul.annya saja.
3. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.
KODE BLOK
Kode blok (block code) mcngklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tcrtentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
Kebaikannya:
1. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu.
2. Mudah diperluas.
3. Kode dapat ditambah aLau dibuang sebagian.
4. Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah,
karena tiap-tiap kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya.
Kelemahannya:
1. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjacli cukup panjang.
2. Kurang mudah diingat.
KODE GROUP
Kode group (gorp code) merupakan kode yang berdasarkan fierd-field dan tiap tiap field kode mempunyai arti. Kalau Anda mengamati buku-buku teks, maka akan terlihat suatu kode yang disebut dengan ISBN (International Standard Book Number) yang terdiri dari 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang masing-masing field mcmpunya arti tertentu.
Kebaikannya:
1. Nilai dari kodq mempunyai arti.
2. Mudah diperluas.
3. Dapat ditambah atau dibuang sebagian.
4. Dapat menunjukkan jenjang dari data.
Kelemahannya:
l. Kode dapat mcnjadi panjang.
KODE DESIMAL
Kode desimal (decimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 ter gantung dari banyaknya kelompok.
IV. PENUTUP
Bentuk dari laporan perancangan output terdiri dari tiga jenis yaitu dalam bentuk tabel, bagan atau garis. Apa yang telah didesain secara terinci analisis sistem perlu di komunikasikan kembali kepada user dan programer. Analis sistem dapat mengkomunikasikan hasil rancangannya mclalui suatu laporan. Laporan hasil desain sistem terinci selain digunakan sebagai alat komunikasi, juga sangat penting sebagai dokumentasi sistem untuk keperluan-keperluan mendatang. Karena kepentingan user dengan programer berbeda dan hasil dari desain terinci ini biasanya banyak, maka laporan hasil dcsain sistem terinci dapat dipecah ke dalam dua bentuk laporan. Awal dari desain input terinci adalah dokumen dasar. Dokumen dasar penangkap input pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang.